Aziz Alvian Cara membuat jadwal shift kerja perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional dan ketersediaan tenaga kerja. Perusahaan tidak cukup hanya membagi nama karyawan ke beberapa jam kerja. HR juga perlu memperhatikan jumlah pekerja, kompetensi, waktu istirahat, dan kebutuhan pada setiap periode.
Jadwal yang terstruktur membantu karyawan mengetahui waktu kerja dan hari libur dengan lebih jelas. Selain itu, perusahaan dapat memastikan setiap shift memiliki tenaga yang cukup untuk menjalankan kegiatan operasional.
Karena itu, HR perlu menyusun jadwal secara sistematis. Perusahaan dapat memulai proses dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja sebelum menentukan giliran setiap karyawan.
Persiapan Sebelum Membuat Jadwal Shift
Sebelum menyusun jadwal shift kerja, HR perlu mengetahui jam operasional perusahaan. Informasi tersebut menjadi dasar untuk menentukan jumlah shift dalam satu hari.
Selanjutnya, perusahaan perlu menghitung kebutuhan tenaga kerja pada setiap periode. Kebutuhan tersebut tidak harus sama sepanjang hari. Misalnya, restoran dapat menempatkan lebih banyak pekerja pada jam makan siang dan malam karena jumlah pelanggan biasanya meningkat.
HR juga perlu mencatat ketersediaan dan kompetensi setiap karyawan. Langkah ini membantu perusahaan menjaga komposisi tim pada setiap giliran.
Setelah mengumpulkan informasi tersebut, HR dapat mulai membagi waktu dan tenaga kerja.
5 Cara Membuat Jadwal Shift Kerja
1. Tentukan jumlah dan waktu shift
Perusahaan perlu menentukan jumlah giliran sesuai jam operasional. Misalnya, bisnis dapat menggunakan shift pagi pukul 07.00–15.00 dan shift sore pukul 15.00–23.00. Perusahaan yang beroperasi 24 jam dapat membutuhkan pembagian berbeda.
2. Hitung kebutuhan pekerja setiap shift
HR perlu menentukan jumlah tenaga yang perusahaan butuhkan pada setiap giliran. Jam sibuk mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan daripada periode dengan aktivitas rendah.
3. Catat ketersediaan karyawan
Perusahaan dapat membuat daftar nama, jabatan, kompetensi, dan ketersediaan pekerja. HR kemudian menggunakan informasi tersebut untuk menentukan penempatan yang sesuai.
4. Susun pembagian shift dan hari libur
Selanjutnya, HR dapat memasukkan nama karyawan ke dalam tabel harian atau mingguan. Pastikan setiap giliran memiliki tenaga yang memadai. HR juga perlu memperhatikan waktu kerja, istirahat, dan hari libur sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Periksa dan bagikan jadwal
Sebelum membagikan jadwal, HR perlu memeriksa kembali seluruh pembagian. Pastikan tidak ada karyawan yang memperoleh dua shift pada waktu bersamaan atau kesalahan penempatan lainnya. Setelah itu, perusahaan dapat membagikan jadwal kepada seluruh pekerja.
Gunakan Format yang Mudah Dipahami
Perusahaan dapat menyusun jadwal melalui tabel atau spreadsheet. Kolom dapat memuat tanggal atau hari, sedangkan baris menampilkan nama setiap pekerja.
HR dapat memberikan kode seperti P untuk pagi, S untuk sore, M untuk malam, dan L untuk libur. Selain itu, warna dapat membantu pekerja membedakan setiap giliran dengan lebih cepat.
Namun, perusahaan tetap perlu memberikan keterangan untuk setiap kode dan warna. Dengan begitu, karyawan tidak perlu menebak arti informasi dalam tabel.
HR juga perlu mencantumkan periode jadwal agar pekerja tidak keliru menggunakan versi lama.
Kelola Perubahan Jadwal dan Kehadiran
Perubahan dapat terjadi setelah perusahaan membagikan jadwal. Karyawan mungkin mengajukan pertukaran shift, izin, atau perubahan waktu kerja karena kondisi tertentu.
HR perlu mencatat setiap perubahan dan memperbarui jadwal utama. Langkah tersebut membantu seluruh tim menggunakan informasi yang sama.
Selain itu, aplikasi absensi dapat membantu perusahaan mencatat kehadiran karyawan pada setiap giliran secara lebih terstruktur. HR kemudian dapat membandingkan jadwal dengan catatan waktu masuk dan keluar pekerja.
Meski demikian, perusahaan tetap perlu membedakan fungsi keduanya. Jadwal mengatur rencana waktu kerja, sedangkan absensi mencatat pelaksanaan kehadiran karyawan.
Kesimpulan
Cara membuat jadwal shift kerja dapat dimulai dengan menentukan waktu shift, menghitung kebutuhan tenaga, mencatat ketersediaan karyawan, menyusun pembagian giliran, lalu memeriksa jadwal sebelum perusahaan membagikannya.
HR perlu menyesuaikan pembagian dengan kebutuhan operasional sekaligus memperhatikan waktu kerja dan istirahat. Perusahaan juga perlu mencatat setiap perubahan agar seluruh karyawan memperoleh informasi jadwal yang sama dan terbaru.
